Brochure de saison : mode d’emploi

Si le printemps signe le retour des beaux jours, c’est surtout un moment fort pour les équipes de communication des théâtres qui fabriquent leur brochure de saison. Comment s’élabore ce document indispensable à la promotion des spectacles de la saison théâtrale à venir ? Balsamo passe en revue les étapes indispensables.

Vous êtes abonné à un théâtre ? Alors vous commencez sûrement à recevoir des invitations pour la présentation de saison, même si cette année, les salles n’ont pas encore rouvert à cause de la pandémie. C’est que l’annonce de saison constitue un moment fort de la vie théâtrale. Elle permet aux salles de communiquer à la presse et au public la programmation des spectacles qui débutera en septembre. Bien que l’annonce de saison ait lieu souvent en mai ou en juin, elle se prépare très en amont. Dès janvier ou février, c’est l’effervescence ! Les équipes de communication s’attèlent à élaborer un outil de communication et de promotion indispensable : la brochure de saison. 

Exemple d’une invitation à la présentation de saison

Le contenu

Ce document plus ou moins long recense de façon chronologique et/ou thématique l’ensemble de spectacles de la nouvelle saison. Il contient en plus des textes de présentation : un édito, des informations pratiques dont les tarifs, les plans de salle et les formules d’abonnement…

Les étapes de fabrication

Elaboration du rétroplanning : en partant de la date de présentation de la saison, le service de communication établit un calendrier qui détaille les étapes fondamentales de la brochure, de l’élaboration du chemin de fer à l’impression et au routage. 

Sélection des prestataires : graphistes, rédacteurs, imprimeur, routeur… : la plupart de ces postes sont externalisés. Le budget d’une brochure de saison est très variable mais il représente plusieurs milliers d’euros. Un investissement incontournable dans la mesure où la brochure représente l’image du théâtre.

Elaboration du chemin de fer : non, la brochure ne va pas prendre le train ! Ce terme technique, utilisé dans l’édition ou la presse, se réfère au document qui représente l’ouvrage page par page. L’idée est de voir en un coup d’oeil tout son contenu. C’est un peu l’équivalent d’un plan pour un architecte. Le chemin de fer de la brochure permet d’apprécier rapidement la hiérarchisation des informations, le ratio textes / visuels, et surtout de vérifier que tous les spectacles sont bien présents. Ce sera également un outil précieux pour le maquettiste qui suivra ce conducteur à la lettre.

exemple de chemin de fer

Récolte de la documentation concernant les spectacles : le théâtre contacte les compagnies et leur demande leurs dossiers artistiques ou dossiers de presse, photos et vidéos, biographies des artistes… Tous ces éléments permettront au rédacteur d’écrire les textes de présentation. 

Rédaction des textes : il s’agit d’abord d’un travail de synthèse à partir des éléments de présentation fournis par les compagnies. Il s’agit ensuite d’un travail d’écriture en fonction du calibrage imposé par la maquette. Le rédacteur doit veiller à utiliser le ton que souhaite adopter le théâtre : formel, drôle, décalé, pédagogique… de nombreuses options sont possibles. Il doit surtout rendre les présentations attractives car l’objectif est bien sûr de donner envie d’aller voir les spectacles ! 

Relecture et corrections : quand le rédacteur transmet ses textes au théâtre, les équipes les relisent soigneusement. Selon les théâtres, le nombre de personnes appelées pour cette étape est plus ou moins important. Dans tous les cas, la relecture s’effectue a minima par le directeur, le secrétaire général et son équipe de communication et relations publiques. Souvent, les théâtres transmettent les textes aux compagnies pour validation.

Préparation du brief pour le graphiste : une fois les textes validés, l’équipe de communication les rassemble dans un document Word destiné au graphiste : le brief. Il s’agit d’une description, page par page, des éléments à intégrer: textes, photos, illustrations, pages de pub, etc. En s’appuyant sur le chemin de fer et le brief, le travail de maquettage peut commencer.

Réception de la maquette : selon le nombre de pages de la brochure, la maquette peut prendre 2 semaines à 1 mois. Elle est ensuite transmise au théâtre qui découvre alors les propositions de couverture et le rendu des pages intérieures. C’est un moment souvent attendu avec impatience car la brochure commence enfin à prendre vie !

Relecture et corrections : les équipes de communication relisent la maquette avec attention et envoient leurs éventuelles corrections au graphiste. La plus grande vigilance s’impose sur les dates et horaires des spectacles ainsi que sur les tarifs. Parfois, les théâtres font appel à un correcteur, un professionnel de la relecture, pour traquer les dernières coquilles voire repérer des incohérences.

Envoi à l’impression et BAT : quand toutes les corrections sont intégrées (il y a souvent plusieurs allers-retours), la maquette est envoyée à l’imprimeur. Au bout de quelques jours, celui-ci transmet par mail ou par courrier le pdf de la maquette. Si tout va bien, le théâtre signe le BAT ou bon à tirer. 

Impression : La brochure est un document si important pour le théâtre que souvent, un membre de l’équipe de communication vient sur place assister au calage, vérifier la colorimétrie, etc. Quand cette personne retourne au théâtre avec des échantillons, c’est la fête dans les services de comm !

Impression de la brochure de saison 19/20 de l’Opéra de Rouen. L’encre est encore fraîche !

Routage : une fois les exemplaires imprimés et reliés, l’imprimeur envoie un grand nombre d’exemplaires directement au théâtre tandis qu’une autre partie est directement acheminée chez les abonnés. Cette opération est rendue possible grâce à une entreprise de routage à qui le théâtre a fourni en amont un fichier des noms et adresses.

Voilà ! Vous connaissez maintenant les principales étapes de fabrication d’une brochure de saison. S’il arrive souvent de sabler le champagne à l’arrivée des cartons de brochures, c’est que se concrétisent enfin des mois de travail et de stress. Aux spectateurs ensuite de s’emparer de la brochure de saison avec l’espoir qu’elle leur donne envie de réserver leurs places !

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